organisation

En 2024, un code de conduite révisé a été mis en place pour les fournisseurs, accordant une attention particulière aux fournisseurs situés dans des zones à risque. Ce code décrit les responsabilités mutuelles et encourage la collaboration fondée sur la transparence, des délais de paiement équitables, la planification des capacités et la coordination de la production, tout en soulignant l’importance de la transparence au sein de la chaîne. Pour en savoir plus sur le code de conduite des fournisseurs, cliquez ici.

HEMA estime qu'il est important que les collaborateurs et les autres parties prenantes puissent signaler en toute sécurité et en toute confidentialité les irrégularités présumées. Les signalements peuvent concerner des violations de la législation et de la réglementation, du code de conduite ou d'autres directives internes.

Les collaborateurs peuvent effectuer des signalements via les RH, leurs supérieurs hiérarchiques, le « responsable de la conformité » ou de manière anonyme via le « dispositif Speak Up* ». Les lanceurs d'alerte sont protégés contre toute forme de représailles. Le service juridique procède à une première évaluation des signalements reçus et les transmet aux services compétents, tels que les RH ou le service Risques et Audit interne, afin de trouver une solution appropriée.

Des personnes de confiance externes remettent chaque année un rapport anonymisé. Cela nous permet de mieux cerner la nature et l'ampleur des signalements et nous aide à identifier des tendances et à prendre des mesures d'amélioration.

L'équipe de direction de HEMA est responsable de la stratégie et de sa mise en œuvre. Chez HEMA, nous valorisons l’intégrité, le respect et la confiance : de la façon dont nous travaillons ensemble à la façon dont nous prenons des décisions. Avec une gestion d’entreprise claire, une ouverture d’esprit et une marge d’initiative, nous construisons une HEMA dont tout le monde est fier.

Au sein du conseil de surveillance, un comité d'audit est en place, qui supervise également le système de contrôle interne et la gestion des risques, ainsi que l'intégrité et la qualité des rapports financiers et non financiers, et le processus de reporting (non) financier.

Afin de maîtriser les risques et de garantir un contrôle interne solide, nous avons organisé notre gestion des risques comme suit :

• un département spécialisé « Risk & Internal Audit » qui réalise des analyses de risques et effectue des contrôles indépendants sur les processus critiques ;
• des équipes de deuxième ligne, notamment en matière de protection de la vie privée, de sécurité de l’information et de sécurité physique, qui gèrent les risques et garantissent le respect des lois et réglementations dans tous les pays où HEMA est active ;
• des cadres de contrôle interne pour, entre autres, les finances, la cybersécurité et l’informatique ;
• un cycle fixe de planification et de contrôle comprenant un plan pluriannuel, des budgets annuels, des prévisions périodiques et des rapports de gestion ;
• des procédures et des directives établies pour la politique financière, y compris une politique claire en matière d'autorisation et d'achats ;
• un dispositif d'alerte permettant de signaler de manière anonyme des irrégularités présumées ;
• une stratégie cyber, soutenue par des réunions mensuelles du comité chargé de la sécurité de l'information et de la protection de la vie privée.

Le conseil d'administration et le département Risk & Internal Audit rendent régulièrement compte au comité de contrôle du fonctionnement de la gestion des risques et du contrôle interne. Les questions de durabilité en font explicitement partie. Le suivi des conclusions des audits internes et externes est discuté chaque trimestre. La gestion des risques nous permet ainsi d'évaluer de manière indépendante l'efficacité de nos mesures de contrôle.

En 2022, HEMA a défini sa propension au risque. D'ailleurs, nous la réévaluons et l'actualisons deux fois par an, si nécessaire. Nous veillons ainsi à maintenir un équilibre sain entre l'esprit d'entreprise, la rigueur financière et la création de valeur à long terme.

Notre propension au risque est claire : « De façon générale, nous acceptons des risques limités. En matière de réputation, de cybersécurité, de sécurité des produits et de conformité, nous optons délibérément pour une approche prudente. »

Grâce à notre processus de gestion des risques, nous identifions les risques et les opportunités à un stade précoce et les suivons en permanence. Nous regroupons les thèmes principaux en trois catégories : stratégique, opérationnel, financier et conformité.

HEMA assure le suivi du comportement professionnel et de l'intégrité à l'aide de différents outils. Même si des indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques n'ont pas encore été définis pour tous les aspects, nous enregistrons le nombre de signalements via nos procédures de signalement, nous intégrons les règles de conduite professionnelle dans l'intégration des nouveaux collaborateurs et les formations, et nous informons activement les employés sur le dispositif « Speak Up ».

Des mesures concrètes sont mises en œuvre pour prévenir la corruption et les pots-de-vin. En 2025, aucune condamnation définitive n'aura été prononcée par les instances judiciaires pour violation de la législation anticorruption et anti-pots-de-vin, et aucune sanction financière n'aura été infligée. Ces résultats confirment que les mesures et procédures mises en place contribuent à une conduite intègre et responsable.

Pour les années à venir, nos objectifs visent à renforcer davantage la culture d'entreprise, à garantir la gouvernance et la gestion des risques, à approfondir la diligence raisonnable dans la chaîne de valeur et à accroître la transparence concernant les performances ESG et le comportement commercial.