organisatie

In 2024 is een vernieuwde gedragscode voor leveranciers ingevoerd, met extra aandacht voor leveranciers in risicogebieden. Deze code beschrijft wederzijdse verantwoordelijkheden en stimuleert samenwerking op basis van transparantie, eerlijke betalingstermijnen, capaciteitsplanning en productieafstemming, en benadrukt het belang van transparantie in de keten. Lees meer over de gedragscode voor leveranciers [S2]

HEMA vindt het belangrijk dat medewerkers en andere betrokkenen vermoedelijke misstanden veilig en vertrouwelijk kunnen melden. Meldingen kunnen betrekking hebben op overtredingen van wet- en regelgeving, de gedragscode of andere interne richtlijnen.

Medewerkers kunnen meldingen doen via HR, leidinggevenden, de compliance officer of anoniem via de Speak Up-regeling*. Melders worden beschermd tegen benadeling. De juridische afdeling voert een eerste beoordeling uit van de binnenkomende meldingen en wijst deze toe aan de juiste afdelingen, zoals HR of Risk & Internal Audit, om tot een passende oplossing te komen.

Externe vertrouwenspersonen leveren jaarlijks een geanonimiseerd rapport aan. Dit biedt inzicht in de aard en omvang van meldingen en helpt ons patronen te herkennen en verbetermaatregelen te nemen.

Het directieteam van HEMA is verantwoordelijk voor de strategie en realisatie van de strategie. Bij HEMA hechten we grote waarde aan integriteit, respect en vertrouwen: van hoe we samenwerken tot hoe we besluiten nemen. Met heldere bedrijfsvoering, openheid en ruimte voor initiatief, bouwen we aan een HEMA waar iedereen trots op is.

Binnen de raad van commissarissen is een Audit Committee actief, welke ook toezicht houdt op het interne controlesysteem en risicobeheer en de integriteit en kwaliteit van de financiële en niet-financiële verslaggeving, het (niet-)financiële rapportageproces.

Om risico’s beheerst te houden en een sterke interne beheersing te waarborgen, hebben we ons risicomanagement als volgt ingericht:

• een gespecialiseerde afdeling Risk & Internal Audit die risicoanalyses uitvoert en onafhankelijke controles verricht op kritieke processen;
• tweedelijnsteams, waaronder privacy, informatiebeveiliging en veiligheid, die risico’s beheersen en naleving van wet- en regelgeving borgen in alle landen waar HEMA actief is;
• interne beheersingskaders voor onder meer financiën, cyber en IT;
• een vaste planning- en controlecyclus met een meerjarenplan, jaarlijkse budgetten, periodieke prognoses en managementrapportages;
• vastgelegde procedures en richtlijnen voor het financieel beleid, inclusief een helder autorisatie- en inkoopbeleid;
• een klokkenluidersregeling die anonieme melding van vermoedelijke misstanden mogelijk maakt;
• een cyberstrategie, ondersteund door maandelijkse overleggen van het comité voor informatiebeveiliging en privacy.

toezicht en rapportage
De raad van bestuur en de Risk & Internal Audit-afdeling rapporteren regelmatig aan de controlecommissie over de werking van risicomanagement en interne beheersing. Duurzaamheidsthema’s maken hier expliciet onderdeel van uit. De opvolging van interne en externe auditbevindingen wordt ieder kwartaal besproken. Risicobeheer verschaft daarbij onafhankelijk inzicht in de effectiviteit van onze beheersmaatregelen.

In 2022 stelde HEMA haar risicobereidheid vast. Twee keer per jaar toetsen en actualiseren we deze waar nodig. Zo bewaken we een gezonde balans tussen ondernemerschap, financiële zorgvuldigheid en het creëren van langetermijnwaarde.

Onze risicobereidheid is helder: “Over het algemeen accepteren we beperkte risico’s. Voor reputatie, cybersecurity, productveiligheid en compliance kiezen we bewust voor een risicomijdende benadering.”

Met ons risicomanagementproces brengen we risico’s en kansen vroegtijdig in beeld en volgen we deze continu. We clusteren de belangrijkste thema’s in drie categorieën: strategisch, operationeel en financieel en compliance.

HEMA monitort zakelijk gedrag en integriteit via verschillende instrumenten. Hoewel nog niet voor alle aspecten specifieke KPI’s zijn vastgesteld, registreren we het aantal meldingen via onze meldprocedures, integreren we zakelijk gedrag in onboarding en trainingen en informeren we medewerkers actief over de Speak Up-regeling.

Voor het voorkomen van corruptie en omkoping worden concrete metingen uitgevoerd. In 2025 zijn geen onherroepelijke veroordelingen uitgesproken door juridische instanties wegens overtreding van anti-corruptie- en anti-omkopingswetgeving en zijn geen financiële sancties opgelegd. Deze uitkomsten bevestigen dat de ingestelde maatregelen en procedures bijdragen aan integer en verantwoord handelen.

Voor de komende jaren richten onze doelstellingen zich op het verder versterken van de bedrijfscultuur, het borgen van governance en risicomanagement, het verdiepen van due diligence in de waardeketen en het vergroten van transparantie over ESG-prestaties en zakelijk gedrag.